Schäfer GmbH

Tradition trifft Innovation

Mit über 70 Jahren Erfahrung ist die deutsche Schäfer GmbH aus Bergkamen ein traditionsreiches Familienunternehmen spezialisiert auf die Fertigung von Fenstern, Türen und Fassaden aus Kunststoff und Aluminium. Die vierte Generation steht bereits in den Startlöchern: Mario Schäfer ist seit 2017 im elterlichen Betrieb tätig und für die Digitalisierung verantwortlich. In den vergangenen Monaten hat er maßgeblich zur Implementierung der digitalen Lösung DBS WinDo Flow beigetragen. In einem persönlichen Gespräch hat er nun einen exklusiven Einblick in die Herausforderungen und Erfolge bei der Implementierung und Nutzung von WinDo Flow gegeben.

Ein reibungsloser Start

Auf die Frage nach dem Umsetzungsaufwand und der Dauer der Implementierung berichtet Herr Schäfer: „Nach etwa ein bis zwei Wochen konnten wir das System bereits einsetzen. Die Unterstützung beim Onboarding war großartig und unser Team wurde hervorragend begleitet. Insgesamt hat es nur zwei bis drei Monate gedauert, bis wir den vollen Umfang und die Vorteile der Lösung ausschöpfen konnten.“

Durch die Schnittstelle zu der Fensterbausoftware Klaes werden alle relevanten Daten zu den Aufträgen und den Positionen genutzt. Über die Webanwendung (Cockpit) können dann alle Daten rund um das Fenster digital dokumentiert und verwaltet werden. Besonders praktisch wird die Lösung in Kombination mit der App MontageProfi. Diese wird eingesetzt, um die Monteure auf der Baustelle mit allen wichtigen Informationen zum Auftrag auszustatten.

Vielfältige Vorteile der Lösung WinDo Flow

Die Vorteile der digitalen Lösung sind vielfältig. Herr Schäfer hebt besonders die Live-Einsicht in alle Geschehnisse auf der Baustelle hervor: „Dank der App MontageProfi, können wir den aktuellen Status jederzeit einsehen. Auch die finale Abnahme durch den Endkunden erfolgt nun digital, was die Abläufe enorm vereinfacht. Besonders hilfreich sind dabei auch die Fotoablage und Zuordnung, da Fotos nun nicht mehr über verschiedene Kanäle verteilt werden.“

Des Weiteren werden bei Schäfer Fenster seit Einführung des Cockpits anstehende Termine zentral über die Montageplanung gesteuert, was eine viel bessere Übersicht ermöglicht. In diesem Zusammenhang ist auch die flexible Aufgabenverteilung besonders praktisch. Denn wenn ein Mitarbeiter schneller fertig ist, kann ihm sofort ein neuer Auftrag zugewiesen werden.

Zeitersparnis im Arbeitsalltag

Seit dem Einsatz von WinDo Flow kann Schäfer Fenster erheblich Zeit einsparen. „Durch die Umstellung sparen wir etwa eine Stunde pro Tag, vor allem bei der Planung und Dokumentation auf der Baustelle. Unsere Monteure können viel schneller mit ihrer Arbeit beginnen und sich auf das Wesentliche konzentrieren, da WinDo Flow ihnen viele administrative Aufgaben abnimmt“, erklärt Mario Schäfer. Anhand von individuellen Fragebögen können seine Monteure den Service nach vorgegebenen Schritten durchführen und neuerdings sofort digital dokumentieren. Alles landet dann umgehend im Cockpit.

Wünsche für zukünftige Erweiterungen

Auf die Frage nach zukünftigen Erweiterungen nennt Herr Schäfer konkrete Wünsche: „Wir würden uns über eine Funktion zur Terminabsprache mit Endkunden bei Wartungen oder Serviceleistungen freuen. Auch die Bereitstellung von Anlagen wie CE-Kennzeichen für den Endkunden wäre sehr hilfreich. Zudem wäre die Integration von Montageaufträgen eine wünschenswerte Erweiterung. Der letzte Punkt liegt jedoch auf unserer Seite, da die DBS die Rahmenbedingungen dafür bereitstellt.“

Da es für diese Wünsche bereits konkrete Lösungen bei der DBS gibt, wird man in Zukunft die Partnerschaft weiter ausbauen und vertiefen.

Ein positives Fazit

Abschließend zieht Herr Schäfer ein positives Fazit: „Anfangs waren wir skeptisch, ob die Umstellung auf ein digitales System wirklich so viele Vorteile mit sich bringt. Zu Beginn hatten wir zwar auch einen kleinen Mehraufwand, aber wir wurden definitiv positiv überrascht. Die Implementierung war unkompliziert und die Effizienzsteigerung spricht für sich. Zudem sind unsere Mitarbeiter superglücklich mit der neuen Lösung. Es war definitiv die richtige Entscheidung.“

Über Schäfer GmbH:

Das Fensterbauunternehmen Schäfer aus Bergkamen ist ein familiengeführtes Unternehmen in dritter Generation, welches seit 1952 besteht. Die rund 50 Mitarbeiter fertigen und montieren energieeffiziente und langlebige Fenster, Türen und Fassaden aus Kunststoff und Aluminium. Ursprünglich im Neubau stark vertreten, hat sich der Fokus des Unternehmens inzwischen gleichmäßig auf Neubau und Sanierung verschoben, wobei das Verhältnis von zuvor 70/30 auf nun 50/50 angeglichen wurde. Zu den Kunden zählen private Bauherren, Architekten, Wohnungsbaugesellschaften und kommunale Einrichtungen.

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